arvetrak; araç takip cihazı, web panel, mobil erişim, telemetri ve raporlama katmanlarını kurumsal filo yönetimi için bir araya getiren operasyon platformudur.
Esentepe Mah. Talatpaşa Cad. No: 5 Kapı No: 1, 34394 Şişli / İstanbul / Türkiye
ArveTrak araç takip hizmetleri, müşteri ilişkileri ve sesli görüşme süreçlerinde kişisel verilerin nasıl işlendiğine ilişkin bilgilendirme.
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca; internet sitesi, teklif ve satış, ArveTrak araç takip platformu, mobil uygulama, kurulum ve teknik destek, CRM, çağrı merkezi, WhatsApp/SMS ve yapay zekâ destekli sesli görüşme süreçleri için hazırlanmıştır.
Arvesan Yapay Zeka Yazılım ve Dijital Pazarlama Teknolojileri A.Ş. ("Arvesan", "ArveTrak" veya "Şirket") veri sorumlusudur.
İnternet sitesi ziyaretçilerinin, teklif veya demo talebinde bulunan potansiyel müşterilerin, müşteri ve yetkililerinin, ArveTrak kullanıcılarının, destek talebi iletenlerin ve kurumsal müşteriler tarafından sisteme tanımlanan araç sürücüsü, çalışan veya diğer yetkili kişilerin verileri işlenebilir.
Kurumsal müşterinin kendi çalışanı, sürücüsü veya araç kullanıcısı hakkındaki takip amaçlarını ve araç takip yöntemini kendisinin belirlediği durumlarda kurumsal müşteri veri sorumlusu; Arvesan ise müşteri talimatlarıyla hareket eden veri işleyen olabilir. Bu durumda çalışan ve sürücülerin aydınlatılması, gerekli hukuki sebebin belirlenmesi ve takip uygulamasının ölçülü yürütülmesi kurumsal müşterinin sorumluluğundadır.
| Veri kategorisi | Başlıca veri örnekleri |
|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad, soyad, firma/unvan, yetkili kişi, telefon, e-posta, adres, il ve ilçe. |
| Müşteri ve finans işlemleri | Demo, talep, teklif, sipariş, sözleşme, abonelik, kurulum, servis, fatura ve ödeme işlem bilgileri. |
| Hesap ve işlem güvenliği | Kullanıcı hesabı, yetki/rol, oturum, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, giriş ve işlem kayıtları, hata ve güvenlik logları. |
| Araç, cihaz ve varlık | Plaka, araç ve filo bilgileri, cihaz IMEI/seri numarası, SIM ve montaj bilgileri, sisteme girilmesi hâlinde sürücü–araç eşleştirmesi. |
| Konum ve telemetri | GPS/GNSS konumu, tarih-saat, rota, hız, mesafe, kilometre, kontak, duraklama, bölge/geofence, alarm; kullanılan ürüne göre yakıt, sıcaklık, sensör, CANBus ve sürüş davranışı verileri. |
| İletişim ve çağrı | Form, e-posta, SMS, WhatsApp ve çağrı kayıtları; arayan/aranan numara, çağrı zamanı ve süresi, görüşme sonucu, ses kaydı, yazıya döküm, görüşme özeti, not, randevu ve talep bilgileri. |
| Pazarlama ve deneyim | İletişim tercihi ve izin kayıtları, kampanya/kaynak bilgisi, teklif ilgisi, anket puanı ve isteğe bağlı geri bildirim. |
| Projeye özel bilgiler | UETDS veya benzeri entegrasyonlar kullanılırsa hizmet için gerekli sefer, araç, sürücü, yolcu ya da yük bilgileri. |
Sağlık, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli kişisel verileri talep etmiyoruz. Lütfen serbest metin, belge, sesli görüşme veya destek kayıtlarında hizmet için gerekli olmayan özel nitelikli verileri paylaşmayın. Böyle bir veri verilirse erişim sınırlandırılır ve işleme şartı yoksa silinir.
| Süreç ve amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Teklif/demo talebini almak, ihtiyacı belirlemek, satış öncesi iletişim kurmak ve teklif hazırlamak. | KVKK m.5/2-c: sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma; m.5/2-f: temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat. |
| Hesap, araç takip, rota, alarm, rapor, entegrasyon, kurulum, bakım ve destek hizmetlerini sunmak. | KVKK m.5/2-c: sözleşmenin kurulması veya ifası; m.5/2-f: hizmet güvenliği ve operasyonun yürütülmesine ilişkin meşru menfaat. |
| Fatura, muhasebe, vergi, ticari kayıt ve yetkili kurum taleplerini yürütmek. | KVKK m.5/2-ç: hukuki yükümlülük; m.5/2-e: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması. |
| Sistem ve bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, erişim ve işlem denetimi, arıza analizi. | KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-f: hukuki yükümlülük ve meşru menfaat. |
| Talep/şikâyet yönetimi, hizmet kalitesi, randevu ve görüşme notlarının CRM’de tutulması. | KVKK m.5/2-c, m.5/2-e ve m.5/2-f. |
| Ticari elektronik ileti, kampanya ve yeniden pazarlama. | İlgili faaliyetin gerektirdiği hâllerde açık rıza ve 6563 sayılı Kanun kapsamındaki ileti onayı; ret/izin kayıtları için hukuki yükümlülük ve hakkın korunması. |
| Ses kaydı ve yapay zekâ ile yazıya döküm/analiz. | Görüşme öncesinde ayrıca alınan, belirli ve bilgilendirmeye dayalı açık rıza. Rıza verilmezse görüşme kaydedilmez ve AI sesli görüşmesi başlatılmaz veya sonlandırılır. |
Mesai dışında veya kullanıcı tarafından "AI ile Ara" özelliği seçildiğinde yapay zekâ destekli sesli danışman kullanılabilir. Bu süreçte aşağıdaki kurallar uygulanır:
Konum ve telemetri verileri; aracın haritada gösterilmesi, rota/geçmiş raporu, güvenlik ve bölge uyarıları, yakıt ve operasyon verimliliği, bakım/arıza takibi ve müşterinin etkinleştirdiği filo özelliklerinin sunulması için işlenir. Sürekli takip yalnızca hizmet etkin olduğu, cihaz çalıştığı ve müşteri tarafından yetkilendirildiği ölçüde yapılır.
Kurumsal müşteriler, çalışan veya sürücünün kullanımındaki araçlarda takip yapılacağını önceden açık, erişilebilir ve ölçülü biçimde bildirmeli; takip amacını, zamanını ve kapsamını iş hukuku ile KVKK’ya uygun belirlemeli; özel kullanım zamanlarında gereksiz takipten kaçınmalıdır. Müşterinin hukuka aykırı talimatları uygulanmaz.
Veriler; web sitesi ve formlar, çerez/benzeri teknolojiler, satış ve ödeme ekranları, CRM, e-posta, SMS, WhatsApp, telefon ve çağrı merkezi, mobil/web uygulamalar, destek kanalları, yetkili kullanıcı girişleri, araçtaki ArveTrak cihazı ve sensörleri ile müşterinin etkinleştirdiği API/entegrasyonlardan otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olan yollarla toplanır.
Veriler, yalnızca ilgili amaç için gerekli olduğu ölçüde; yetkili şirket çalışanları, kurulum ve teknik servis sağlayıcıları, çağrı merkezi/santral ve iletişim sağlayıcıları, SMS ve WhatsApp hizmet sağlayıcıları, barındırma/yedekleme ve siber güvenlik sağlayıcıları, ödeme kuruluşları/bankalar, mali ve hukuki danışmanlar, müşteri tarafından yetkilendirilen entegrasyon tarafları ile kanunen yetkili kamu kurumları ve adli mercilere aktarılabilir.
WhatsApp/Meta, yapay zekâ ve belirli bulut altyapılarının kullanılması hâlinde; telefon/iletişim bilgileri, mesaj içeriği, ses kaydı, yazıya döküm ve teknik işlem kayıtları hizmetin sağlanması amacıyla yurt dışındaki altyapılarda işlenebilir. Düzenli aktarımlar yalnızca KVKK m.9’daki yeterlilik kararı veya uygun güvencelerden biri (örneğin Kurulca yayımlanan standart sözleşme) mevcutsa; arızi aktarım ise yalnızca kanunda sayılan sınırlı hâllerde gerçekleştirilir. Sesli AI sürecinde gerekli olduğunda yurt dışı aktarımına ilişkin açık rıza ayrıca alınır. Sağlayıcı ve aktarım yapısı değiştiğinde envanter ile bu metin güncellenir.
Aşağıdaki süreler ilgili süreç için uygulanan azami sürelerdir. Daha kısa süre sözleşmeyle belirlenmişse kısa süre uygulanır. Kanuni saklama yükümlülüğü, devam eden uyuşmazlık, denetim veya yetkili makam talebi varsa yalnızca ilgili kayıtlar zorunlu süre sonuna kadar kısıtlı erişimle saklanabilir.
| Kayıt türü | Azami saklama süresi |
|---|---|
| Potansiyel müşteri, form, CRM iletişimi, demo/teklif ve satış görüşmesi kayıtları | Son anlamlı etkileşimden itibaren 3 yıl. |
| Aktif müşteri hesabı, kullanıcı/rol, araç ve cihaz tanımları, kurulum, servis ve destek kayıtları | Sözleşme/hizmet süresi boyunca ve sona ermesinden itibaren 3 yıl; ticari belge niteliğindeki kayıtlar için 10 yıl. |
| Fatura, muhasebe, ödeme ve ticari yazışma/belgeler | İlgili mevzuattaki daha uzun süre saklı kalmak üzere 10 yıl. |
| Ham araç konumu, rota, alarm ve telemetri kayıtları | Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl; müşteri paketinde daha kısa süre varsa bu süre. |
| Telefon/AI ses kaydı | Görüşme tarihinden itibaren 90 gün. |
| AI yazıya döküm ve ayrıntılı görüşme olayları | Görüşme tarihinden itibaren 1 yıl. |
| Görüşme özeti, danışman notu, randevu talebi, anket puanı ve geri bildirim | Son anlamlı etkileşimden itibaren 3 yıl. |
| Rıza, ileti izni, ret ve geri çekme ispat kayıtları | İzin/işleme süresince ve sona ermesinden itibaren 3 yıl; mevzuatta daha uzun süre varsa o süre. |
| Web, uygulama, oturum, erişim ve güvenlik logları | Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl. |
| Başarısız/yarım kalan demo veya test hesapları | Testin sona ermesinden itibaren 30 gün. |
| Yedek kopyalar | Asıl sistemdeki silme işleminden sonra en geç 90 gün içinde üzerine yazılır veya silinir. |
İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında veriler ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Periyodik imha aralığı altı ayı geçmez. İmha işlemleri ayrıca kayıt altına alınır.
Yetki matrisi ve erişim kısıtları, çok faktörlü kimlik doğrulama uygulanabilen hesaplar, aktarım sırasında şifreleme, loglama, yedekleme, ağ ve uygulama güvenliği kontrolleri, tedarikçi değerlendirmesi, çalışan gizlilik yükümlülükleri ve düzenli yetki gözden geçirmeleri gibi riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygulanır. Hiçbir internet sisteminin mutlak güvenlik sağlamadığı unutulmamalıdır; ihlal şüphesinde kvkk@arvetrak.com üzerinden bize ulaşabilirsiniz.
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında; verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi ve aktarım alıcılarını isteme, amaca uygun kullanımı sorgulama, düzeltme, şartları oluştuğunda silme/yok etme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik analize dayanan aleyhe sonuca itiraz ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Talebinizi, kimliğinizi ve hangi hakkınızı kullanmak istediğinizi açıklayarak aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:
Başvurular KVKK ve ilgili başvuru usullerine göre, kural olarak en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir. Kimlik doğrulamak için yalnızca gerekli bilgiler talep edilir.
Yeni ürün, entegrasyon, sağlayıcı veya veri işleme faaliyeti devreye alındığında bu metin ve kişisel veri işleme envanteri güncellenir. Esaslı değişiklikler uygun iletişim kanallarından ayrıca duyurulur.
